ERarchyvai teikiamos paslaugos

Archyvavimo paslaugos. Atsižvelgdami į kliento poreikius, skirtus finansus archyvavimo darbams, operatyviai atliekame archyvavimo paslaugas. Jūsų įmonės darbuotojams nereikės skirti savo brangaus laiko gilintis į dokumentų archyvavimo norminius aktus, o mūsų darbuotojai tai atliks operatyviai ir profesionaliai.

Kokybė. Saugumas. Tvarka.

Naudodamiesi dokumentų tvarkymo paslauga, pajusite keleriopą naudą, susijusią su įmonės veiklos kokybe, kaštais ir efektyvumu:

  • valdysite riziką nuo nenumatytų didelių nuostolių, jeigu laiku arba apskritai nerasite savo archyve reikiamo dokumento teismo proceso ar veiklos tikrinimo atveju;
  • sumažinsite iki 50 procentų įmonės archyvo naudojamos erdvės;
  • efektyviau panaudosite įmonės darbuotojų darbo laiką. Jūsų darbuotojams nereikės archyvuoti dokumentų, o dėl mūsų archyvavimo pagreitės reikiamo dokumento paieška;
  • sumažės išlaidos biuro priemonėms, tokiems kaip segtuvai;
  • įmonės archyvas atitiks dokumentų ir archyvų valdymą reglamentuojančių teisės aktų reikalavimus;
  • užtikrins, kad įmonės vadovas vykdo pareigą tinkamai tvarkyti ir saugoti teisės aktų apibrėžtus dokumentus;
  • įmonės reorganizavimo/ likvidavimo atveju nereikės specialiai tvarkyti archyvo, kurį privaloma nustatyta tvarka perduoti atitinkamos savivaldybės archyvui;
  • keičiantis darbuotojams, tvarkingas archyvas su apskaitos dokumentais leis lengvai įforminti dokumentų perdavimo-priėmimo faktą;
  • periodiškai tvarkomas archyvas išorinio paslaugų teikėjo, leidžia išvengti žmogiškųjų faktorių (dokumentų archyvavimą, paiešką yra galimybė atlikti nepriklausomai nuo darbuotojo atostogų, ligos ir t.t.);
  • jeigu įmonė turi derinti apskaitos dokumentus su valstybės ar savivaldybės archyvais – už jų parengimą ir suderinimą atsakome mes.

DAŽNIAUSIAI UŽDUODAMI KLAUSIMAI

Dokumentų tvarkymo paslauga klientams rekomenduojame naudotis kasmet, idant nesusidarytų dideli tvarkytinų dokumentų kiekiai ir kaštai.

Be to, siūlome sukurti konkrečios dokumentų grupės valdymo procedūras, pvz., dokumentų rengimo ir apskaitos procedūrą, sutarčių valdymo procedūrą ir kt.

Dokumentų valdymo procedūrų teikiama nauda įmonių veiklai:

  • taupomas darbuotojų darbo laikas (jiems nereikia gaišti laiko gilinantis į dokumentų rengimo, dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisykles);
  • sutrumpėja dokumento judėjimo kelias įmonėje;
  • užtikrinamas teisingas dokumentų paskirstymas į bylas;
  • numatoma darbuotojų atsakomybė už dokumentus;
  • palengvinama dokumentų paieška.

Dokumentų valdymas yra labai svarbi bet kurios įstaigos vidinės komunikacijos dalis. Tinkamai neužfiksavus informacijos dokumentuose arba laikant juos be sistemos, įstaiga netenka galimybės efektyviai pasinaudoti darbuotojų sukauptais žinių ištekliais, negali perduoti šių žinių naujiems darbuotojams ar panaudoti jų priimant naujus sprendimus. Įmonės archyvas yra ne tik juridinės atsakomybės objektas, bet ir įmonės istorija, „know-how“ informacija. Todėl norint šią informaciją išsaugoti ir tinkamai naudoti, reikalinga žinių valdymo sistema.

Mes esame sukaupę didelę patirtį ir esame dirbę su įvairių veiklos sričių įstaigomis – tiek valstybinio, tiek privataus sektoriaus. Mes išmanome specifinių veiklos sričių ir bylų formavimo ypatumus, žinome, su kokiomis tipinėmis problemomis susiduriama valdant įstaigų dokumentus. Esame pasiruošę pasidalinti šiomis žiniomis, siūlydami Jūsų įstaigai individualius dokumentų valdymo sprendimus: konsultavimą, dokumentacijos plano parengimą, dokumentų valdymo procedūros parengimą bei darbuotojų mokymus.