Atsakymai į dažniausius klausimus apie dokumentų tvarkymą ir archyvavimą. Sužinokite, kokius dokumentus reikia saugoti, kaip paruošti juos archyvui, kiek kainuoja paslaugos ir kaip vyksta dokumentų perdavimas. Jei nerandate atsakymo, susisiekite su mumis – patarsime pagal jūsų situaciją.
Kaip sutvarkyti įmonės dokumentus?
Įmonės dokumentų tvarkymas vyksta vadovaujantis LR teisės aktais ir prasideda nuo dokumentacijos plano sudarymo, kuriame numatomos būsimos bylų formos ir jų saugojimo terminai. Jei jūsų įmonėje jau susikaupė netvarkingas archyvas, mūsų specialistai atlieka vertingąją ekspertizę: suskaitmenina reikiamus failus, suformuoja teisės aktus atitinkančias bylas bei parengia jų apyrašus. Pasibaigusio galiojimo dokumentus atrinksime ir saugiai sunaikinsime, taip visiškai sutvarkydami jūsų įmonės archyvą.
Kiek metų reikia saugoti įmonės dokumentus?
Trumpo saugojimo dokumentai saugomi iki 10 metų, o ilgo saugojimo dokumentai – nuo 10 iki 50 metų. Dokumentų saugojimo terminas priklauso nuo jų rūšies ir paskirties. Skirtingiems dokumentams gali būti taikomi skirtingi saugojimo terminai – nuo kelių metų iki nuolatinio saugojimo. Prieš atrenkant dokumentus naikinti būtina įvertinti jiems taikomus saugojimo terminus.
Dokumentų saugojimo terminai Lietuvoje yra griežtai reglamentuoti ir priklauso nuo dokumentų rūšies bei paskirties. Pagal Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodyklę, dokumentai skirstomi į tris pagrindines grupes:
Kas tvarko įmonių dokumentus Vilniuje?
Vilniuje įmonių dokumentų tvarkymo ir archyvavimo paslaugas atlieka specializuotos archyvavimo įmonės, licencijuoti nepriklausomi archyvarai bei verslo paslaugų portalai.
ERarchyvai tvarko įmonių dokumentus Vilniuje ir nuotoliniu būdu visoje Lietuvoje. Rūšiuojame dokumentus, formuojame bylas, sudarome sąrašus ir apyrašus, paruošiame dokumentus saugoti arba perduoti toliau saugoti archyvui. Vilniuje dokumentus galime paimti iš anksto suderinę laiką.
Ką daryti su senais buhalteriniais dokumentais?
Tvarkant senus įmonės dokumentus, privaloma vadovautis LR Finansinės apskaitos įstatymu ir BDAR reikalavimais. Kadangi už per ankstyvą finansinių dokumentų sunaikinimą arba per ilgą asmens duomenų saugojimą gresia baudos, procesas turi būti griežtai kontroliuojamas. Pirmiausia dokumentai suklasifikuojami pagal jų paskirtį ir tiksliai įvertinami jiems taikomi saugojimo terminai. Dokumentai, kurių laikas pasibaigė, privalo būti sunaikinti užtikrinant visišką konfidencialumą (smulkinant pramoniniais naikikliais), o procedūra įforminama specialiu aktu. Susisiekite su mumis – mes perimsime šį rūpestį, suindeksuosime dar reikalingus failus, o senus sunaikinsime be jokios rizikos jūsų verslui.
Kaip sutvarkyti personalo bylas?
Personalo dokumentų tvarkymas reikalauja išskirtinio dėmesio, nes šie failai saugomi iki 50–75 metų, o juose esantiems duomenims taikomi griežti BDAR reikalavimai. Teisingas bylų formavimas vyksta pagal šias taisykles:
Kaip sutvarkyti apleistą įmonės archyvą?
Jei jūsų įmonėje ilgus metus kaupėsi popieriniai segtuvai, dėžės ar netvarkingi skaitmeniniai failai, geriausias sprendimas – patikėti archyvo sutvarkymą profesionalams. Mes perimame visą procesą nuo nulio: iškuopiame patalpas, suklasifikuojame dokumentus pagal LR Vyriausiojo archyvaro patvirtintas taisykles, suformuojame teisiškai tvarkingas bylas ir paruošiame jas ilgalaikiam saugojimui arba skaitmeninimui. Jums nereikės spėlioti saugojimo terminų ar rizikuoti pažeisti BDAR – mes prisiimame pilną atsakomybę už teisingą dokumentų sisteminimą ir paruošimą bet kokioms valstybinėms patikroms.
Ar būtina dokumentus segti ar rišti?
Segtuvų ar rišimo būdas pasirenkamas pagal dokumentų rūšį, kiekį ir tai, kur bei kiek laiko jie bus saugomi. Svarbu, kad bylos turinys būtų vientisas, dokumentai būtų tvarkingai išdėstyti, o reikiamą bylą būtų galima rasti pagal apskaitos duomenis. Prieš formuodami bylas įvertiname, koks paruošimas tinkamas konkretiems dokumentams.
Kaip sudaryti bylų apyrašą?
Pirmiausia patikrinama, kokios bylos bus įtrauktos į apyrašą ir ar jų turinys atitinka faktiškai turimus dokumentus. Tuomet nurodomi bylų pavadinimai, datos, numeriai bei kiti reikalingi apskaitos duomenys. Ilgai saugomų bylų apyrašus parengiame pagal dokumentų sudėtį ir perdavimui taikomus reikalavimus.
Kiek laiko saugoti darbo sutartis?
Darbo sutartis ir jų priedus reikia saugoti 50 metų nuo darbo sutarties nutraukimo. Tai ilgai saugomi personalo dokumentai.
Kiek laiko saugoti personalo dokumentus?
Personalo dokumentų saugojimo terminas priklauso nuo jų rūšies. Darbo sutartys ir jų priedai, taip pat darbo užmokesčio apskaičiavimo dokumentai saugomi 50 metų, o darbo laiko apskaitos žiniaraščiai – 10 metų. Darbuotojų prašymams, atostogų ir komandiruočių įsakymams bei kitiems personalo dokumentams taikomas jų rūšiai nustatytas terminas.
Kiek laiko saugoti buhalterinius dokumentus?
Didžioji dalis pirminių finansinių dokumentų privalo būti saugomi 10 metų, tačiau terminai skiriasi priklausomant nuo konkrečios dokumentų grupės.
Buhalterinių dokumentų saugojimo terminai skiriasi pagal jų rūšį. Pavyzdžiui, sąskaitos faktūros ir kiti ūkines operacijas patvirtinantys apskaitos dokumentai saugomi 10 metų, finansinės apskaitos registrai – 10 metų, o darbo užmokesčio apskaičiavimo dokumentams gali būti taikomas 50 metų terminas. Darbo užmokesčio žiniaraščiams 50 metų terminas taikomas tik vienam įmonėje sudaromam tokio dokumento variantui; kiti darbo užmokesčio apskaitos dokumentai saugomi 10 metų. Todėl prieš tvarkant ar atrenkant dokumentus naikinimui svarbu nustatyti tikslią jų rūšį.
Kiek laiko saugoti sąskaitas faktūras?
Lietuvoje PVM sąskaitos faktūros bei paprastos sąskaitos faktūros privalo būti saugomos 10 metų. Šis terminas yra nustatytas pagal Lietuvos vyriausiojo archyvaro patvirtintą Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodyklę ir LR Pridėtinės vertės mokesčio įstatymą.
Kiek laiko saugoti sutartis?
Sutarčių saugojimo terminas priklauso nuo jų rūšies:
Rekomendacija: Formuojant archyvines bylas, prie kiekvienos sutarties būtina kartu išsaugoti visus jos priedus, papildomus susitarimus, keitimus bei perdavimo-priėmimo aktus. Jeigu sutartys buvo pasirašytos el. parašu, jas privaloma saugoti tik originaliu skaitmeniniu formatu.
Kaip sutvarkyti dokumentus prieš auditą?
Sėkmingas įmonės auditas neįsivaizduojamas be tvarkingo archyvo. Prieš atvykstant auditoriams, būtina patikrinti, ar visi pirminiai finansiniai dokumentai atitinka darytus įrašus apskaitos sistemose ir ar juos galima surasti per kelias sekundes. Ypatingą dėmesį skirkite ilgalaikėms sutartims, personalo įsakymams ir vadovybės sprendimams. Jei jūsų dokumentai vis dar nesutvarkyti, o audito terminas spaudžia – patikėkite šį darbą mums. Mes operatyviai suklasifikuosime failus, suformuosime trūkstamas bylas ir aiškiai užfiksuosime teisingą archyvo būklę.
Kaip sutvarkyti dokumentus mažoje įmonėje?
Nors mažos įmonės generuoja mažesnius dokumentų srautus, joms galioja tie patys LR Dokumentų ir archyvų įstatymo bei BDAR reikalavimai kaip ir didelėms korporacijoms. Teisingas mažos įmonės archyvo tvarkymas reiškia, kad kiekviena sutartis, darbuotojo prašymas ar buhalterinis čekis turi savo aiškią vietą ir nustatytą saugojimo terminą. Jei dokumentų administravimas atima per daug brangaus jūsų laiko, patikėkite šį rūpestį mums. Mes ne tik struktūrizuotai sutvarkysime jūsų turimus popierinius ar skaitmeninius failus, bet ir parengsime individualų dokumentacijos planą, kad ateityje archyvo palaikymas reikalautų vos kelių minučių per mėnesį.
Kaip sutvarkyti dokumentus, jei jų tik keli segtuvai?
Net ir nedidelis dokumentų kiekis privalo būti sutvarkytas pagal LR teisės aktų reikalavimus. Dažniausia problema, kai įmonė turi tik kelis segtuvus – juose būna sumaišyti skirtingos teisinės vertės failai. Norint teisingai sutvarkyti mažos apimties archyvą, atliekami šie veiksmai:
Mūsų komanda mielai padeda ir smulkiajam verslui – operatyviai peržiūrėsime jūsų turimus segtuvus, teisiškai suklasifikuosime jų turinį ir paruošime tvarkingas bylas saugojimui už prieinamą kainą.
Kaip sutvarkyti dokumentus, jei jų kelios spintos?
Kai popieriniai dokumentai užima kelias spintas ar atskirą kabinetą, įmonės archyvo tvarkymas reikalauja profesionalios logistikos ir teisinio tikslumo. Mes padedame išlaisvinti biuro erdvę ir suklasifikuoti dokumentus atlikdami šiuos veiksmus:
Susisiekite su mumis – suderinsime patogią darbų eigą, o kelias spintas chaoso paversime tvarkinga, suindeksuota sistema.
Kaip sutvarkyti dešimties metų senumo dokumentus?
Tvarkant 10 metų senumo dokumentus, didžiausia klaida – atsikratyti jais neįvertinus jų teisinio pobūdžio pagal Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodyklę. Nors dešimtmetį išstovėjusios buhalterinės sąskaitos ar paslaugų sutartys dažniausiai jau gali būti utilizuojamos, kartu su jomis negali dingti jokie personalo ar įmonės valdymo dokumentai. Be to, pagal BDAR reikalavimus, pasibaigusio galiojimo dokumentų negalima tiesiog išmesti į bendrą konteinerį – juos būtina pramoniniu būdu susmulkinti iki neįskaitomų fragmentų. Patikėkite šį procesą mums: mes teisiškai įvertinsime jūsų seną archyvą, atskirsime naikinamus failus nuo saugotinų ir užtikrinsime 100% konfidencialų jų sunaikinimą.
Kaip sutvarkyti dokumentus, jei nėra aiškios sistemos?
Jeigu jūsų įmonėje dokumentai buvo kaupiami chaotiškai, dokumentų valdymo sistemos sukūrimas prasideda nuo teisinio audito ir struktūros sureguliavimo. Šį procesą mūsų komanda įgyvendina keliais etapais:
Mes ne tik iškuopsime esamą chaosą, bet ir perduosime jums paruoštą, lengvai valdomą sistemą tolimesniam kasdieniam naudojimui.
Ką daryti, jei dokumentai susimaišę?
Didžiausias pavojus susimaišiusiame archyve – netyčia išmesti dokumentus, kurių saugojimo laikas dar nepasibaigęs (pvz., mokesčių administratoriaus tikrinamas sąskaitas), arba pažeisti BDAR reikalavimus, kai darbuotojų asmens duomenys guli lengvai prieinamose vietose. Teisingas dokumentų tvarkymas reikalauja specifinių žinių apie Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodyklę. Jei jūsų biure ar serveriuose failai tapo nebeatsekami, patikėkite šią užduotį mums. Mes atvyksime, profesionaliai išrūšiuosime visą dokumentų masę, teisiškai suklasifikuosime bylas, o pasibaigusio galiojimo čekius bei juodraščius saugiai ir konfidencialiai sunaikinsime.
Ką daryti, jei trūksta dalies dokumentų?
Pagal LR teisės aktus, už įmonės dokumentų saugojimą ir jų komplektiškumą tiesiogiai atsako vadovas. Dingusios personalo bylos ar pirminiai finansiniai dokumentai gali užtraukti tūkstantines baudas. Jei jūsų įmonės archyvas yra nepilnas, patikėkite šią problemą mūsų licencijuotiems archyvarams. Mes atliksime profesionalią dokumentų vertingumo ekspertizę, padėsime maksimaliai atkurti trūkstamus failus iš alternatyvių šaltinių, o nesant galimybei jų rasti – parengsime teisės aktus atitinkančius dokumentų praradimo aktus. Užtikrinsime, kad išlikęs archyvas būtų suklasifikuotas nepriekaištingai, o trūkstamų dokumentų faktas būtų teisiškai apsaugotas.
Kaip sutvarkyti dokumentus po buhalterio pasikeitimo?
Buhalterio ar apskaitos įmonės pasikeitimas reikalauja griežto procesų fiksavimo, kad būtų aiškiai atribota senojo ir naujojo specialisto atsakomybė. Norint, kad buhalterinių dokumentų perdavimas praeitų sklandžiai, būtina atlikti šiuos žingsnius:
Jei keičiantis buhalteriui dokumentai buvo palikti netvarkingai, mūsų komanda gali atlikti nepriklausomą archyvo auditą, suklasifikuoti gautus failus ir parengti teisiškai saugų jų perdavimo registrą naujajai apskaitai.
Kaip sutvarkyti dokumentus po vadovo pasikeitimo?
Generalinio direktoriaus ar mažosios bendrijos (MB) vadovo pasikeitimas reikalauja griežto teisinio dokumentacijos fiksavimo, kad būtų aiškiai atribota buvusio ir naujojo vadovo atsakomybė. Norint, kad įmonės dokumentų perdavimas praeitų sklandžiai, būtina įgyvendinti šiuos žingsnius:
Kaip atlaisvinti biurą nuo senų dokumentų?
Jei popieriniai segtuvai užima brangią vietą jūsų biure, ją atlaisvinti galima trimis greitais būdais:
Patikėkite šį darbą mums – mes pat patys ištuštinsime jūsų spintas, sužiūrėsime saugojimo terminus ir akimirksniu atlaisvinsime jūsų darbo erdvę.
Kaip sutvarkyti dokumentus persikraustant į kitą biurą?
Prieš perkraustymą sudarykite dokumentų ir archyvinių dėžių sąrašą, kad žinotumėte, kas ir kur perkeliama. Dėžes pažymėkite pagal jose esančių bylų pavadinimus, laikotarpius ir numerius, o kasdien naudojamus dokumentus atskirkite nuo archyvo. Pervežimo metu dokumentus laikykite uždarytose dėžėse ir pasirūpinkite, kad prie jų galėtų prieiti tik atsakingi darbuotojai. Naujoje vietoje bylas sudėkite pagal atnaujintą saugojimo vietų sąrašą, kad prireikus dokumentus būtų galima greitai rasti. Jei archyvas netvarkingas, galime jį susisteminti prieš perkraustymą.
Patikėkite šį darbą mums – patys peržiūrėsime ir suskirstysime dokumentus, patikrinsime jų saugojimo terminus, suformuosime bylas ir padėsime atlaisvinti spintas prieš persikraustymą. Sutvarkytus dokumentus paruošime saugiai perkelti į naują biurą.
Kaip sunumeruoti bylas?
Įmonės bylų numeravimas negali būti atliekamas chaotiškai – jis privalo tiksliai atitikti teisės aktų reikalavimus ir įmonės dokumentacijos planą. Norint, kad archyve būtų tvarka, procesas vykdomas taip:
Kaip žymėti archyvines dėžes?
Norint, kad įmonės archyve vyrautų ideali tvarka, dėžės privalo būti žymimos pagal aiškią ir modernią sistemą. Profesionalus archyvinių dėžių žymėjimas prasideda nuo standartinės informacijos pateikimo ant etiketės, kurioje nurodomas įmonės pavadinimas, struktūrinis padalinys, dėžės eilės numeris bei tikslus joje saugomų dokumentų laikotarpis.
Kaip tvarkyti personalo dokumentus pagal metus?
Grupavimas pagal kalendorinius metus yra svarbus, tačiau vien jo neužtenka. Personalo dokumentų tvarkymas reikalauja griežtai atskirti dokumentus pagal jų rūšį ir saugojimo laiko pradžios skaičiavimą:
Kaip tvarkyti atostogų ir komandiruočių dokumentus?
Tvarkant įmonės atostogų bei komandiruočių dokumentaciją, didžiausia klaida yra visų susijusių prašymų ir įsakymų suplakimas į vieną bendrą metų segtuvą. Pagal Lietuvos vyriausiojo archyvaro patvirtintą Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodyklę, įprastų kasmetinių atostogų prašymai, vadovo įsakymai bei darbuotojų komandiruočių ataskaitos su čekiais yra laikomi trumpalaikiais dokumentais.
Kaip tvarkyti buhalterines bylas?
Teisingas buhalterinių dokumentų tvarkymas reikalauja, kad gautos ir išrašytos sąskaitos, banko išrašai bei sutartys būtų segami į visiškai atskirus segtuvus griežta datų tvarka pagal kalendorinius metus. Svarbiausia taisyklė – niekada nemaišyti įprastų 10 metų saugomų sąskaitų su darbo užmokesčio žiniaraščiais, kurie privalomai saugomi net 50 metų. Pasibaigus metams, šios finansinės bylos uždaromos ir suregistruojamos bendrame įmonės registre. Jei norite sutaupyti laiko ir išvengti klaidų per audito patikras, patikėkite buhalterijos archyvavimą mūsų komandai, kuri operatyviai įves idealią tvarką jūsų dokumentuose.
Kaip archyvuoti sutartis su klientais?
Klientų sutarčių archyvavimas yra tiesiogiai susijęs su įmonės teisiniu saugumu, kadangi Civilinis kodeksas numato bendrąjį 10 metų ieškinio senaties terminą ginčams spręsti. Pagal oficialią Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodyklę, visos komercinės, paslaugų teikimo, tiekimo bei bendradarbiavimo sutartys įmonėje privalo būti saugomos 10 metų. Svarbiausia taisyklė, kurią būtina žinoti – šis sutarčių saugojimo terminas pradedamas skaičiuoti ne nuo jų pasirašymo datos, o tik nuo kitų metų sausio 1 dienos po to, kai sutartis nustoja galioti arba yra visiškai įvykdomi visi finansiniai įsipareigojimai. Formuojant sutarties bylą, joje privaloma išlaikyti visišką komplektiškumą: prie pagrindinio dokumento pridedami visi pasirašyti priedai, keitimai, pratęsimai ir prekių ar paslaugų perdavimo–priėmimo aktai. Taip pat šiuolaikiniame versle būtina atsižvelgti į formatą – skaitmeniniu būdu pasirašytos e. sutartys turi būti perkeliamos į saugų elektroninį archyvą, nes atspausdintas jų variantas praranda teisinę originalo galią. Jei jūsų įmonėje klientų dokumentacija per kelerius metus susimaišė, patikėkite šį darbą mūsų licencijuotiems archyvarams. Mes greitai atliksime dokumentų reviziją, suformuosime teisiškai tvarkingas bylas ir užtikrinsime, kad jūsų archyvas visiškai atitiktų LR teisės aktus.
Kaip archyvuoti tiekėjų dokumentus?
Tiekėjų dokumentus suskirstykite pagal jų rūšį ir saugokite taip, kad būtų galima susieti sutartį su jos vykdymo dokumentais, užsakymais ir sąskaitomis.
Bylose palikite aiškią sąsają tarp tiekėjo, sutarties, užsakymo, priėmimo akto ir sąskaitų. Taip dokumentus bus lengviau rasti ir nustatyti, kuriam terminui jie priskiriami.
Kaip archyvuoti statybos dokumentus?
Statybos dokumentai privalomai grupuojami atskirai pagal kiekvieną objektą. Statinio projektai, leidimai ir užbaigimo aktai teisiškai privalo būti saugomi visą pastato gyvavimo laikotarpį (iki jo nugriovimo), o statybos žurnalai, paslėptų darbų aktai ir sutartys – 10 metų po objekto pridavimo. Teisingas statybos dokumentų archyvavimas apsaugo įmonę garantinių ginčų ar valstybinių patikrų metu. Susisiekite su mumis – profesionaliai suklasifikuosime jūsų techninį archyvą, supakuosime į specialias dėžes arba perkelsime į saugų el. formatą.
Kaip archyvuoti medicinos įstaigos dokumentus?
Medicinos dokumentai grupuojami atskirai pagal jų formas, užtikrinant aukščiausią asmens duomenų saugumą pagal BDAR. Stacionaro ligos istorijos saugomos 25 metus, o ambulatorinės paciento kortelės – 15 metų po paskutinio apsilankymo. Teisingas medicinos dokumentų archyvavimas apsaugo kliniką teisinių ginčų ar valstybinių patikrų metu. Susisiekite su mumis – profesionaliai suklasifikuosime jūsų įstaigos korteles, paruošime jas ilgalaikiam saugojimui arba saugiai suskaitmeninsime.
Kaip archyvuoti bendrijos dokumentus?
Bendrijos įstatai, narių sąrašai ir visuotinių susirinkimų protokolai privalomai saugomi nuolat, o paslaugų sutartys, pirmininkų sprendimai bei buhalterinė apskaita – 10 metų. Visi gyventojų balsavimo dokumentai grupuojami chronologiškai, užtikrinant griežtą BDAR reikalavimų laikymąsi. Teisingas bendrijos dokumentų archyvavimas garantuoja saugumą teisinių ginčų metu ir sklandų reikalų perdavimą keičiantis pirmininkui. Susisiekite su mumis – profesionaliai suklasifikuosime jūsų bendrijos archyvą ir suformuosime teisiškai tvarkingas bylas.
Kaip archyvuoti mokymo įstaigos dokumentus?
Mokymo įstaigos dokumentai privalomai skirstomi pagal specialiuosius švietimo srities reglamentus. Atestatų ir diplomų išdavimo registrai saugomi nuolat, mokinių ir personalo asmens bylos – 50–75 metus, o įprasta buhalterinė apskaita – 10 metų. Visi archyvavimo procesai privalo užtikrinti griežtą nepilnamečių asmens duomenų saugumą pagal BDAR. Teisingas mokyklos dokumentų archyvavimas apsaugo įstaigą auditų metu ir garantuoja istorinį duomenų atsekamumą. Susisiekite su mumis – profesionaliai suklasifikuosime jūsų įstaigos archyvą, įrišime ilgalaikes bylas arba saugiai jas suskaitmeninsime.
Kaip archyvuoti mažosios bendrijos dokumentus?
Nuolatinis saugojimas (neterminuotai): MB steigimo aktai (sutartys), nuostatai, narių sąrašai bei MB narių susirinkimų protokolai ir sprendimai privalo būti saugomi nuolat.
Mūsų komanda padės teisiškai suklasifikuoti jūsų MB dokumentus, suformuosime tvarkingas bylas pagal TAR (Teisės aktų registro) reikalavimus ir paruošime archyvą sklandžiam įmonės darbui arba likvidavimui.
Kaip archyvuoti individualios įmonės dokumentus?
IĮ steigimo nuostatai ir savininko sprendimai privalomai saugomi nuolat, o paslaugų sutartys bei buhalterinė apskaita – 10 metų. Jei įmonė turi darbuotojų, jų darbo sutartys archyvuojamos 50 metų, o tabeliai – 3 metus. Individualios įmonės likvidavimo atveju visas dar nepasibaigusio galiojimo archyvas teisiškai privalo būti perduotas vietos savivaldybės archyvui. Teisingas IĮ dokumentų archyvavimas užtikrina saugumą mokesčių patikrų metu ir sklandų įmonės uždarymą. Susisiekite su mumis – profesionaliai sutvarkysime jūsų individualios įmonės bylas pagal visus LR teisės aktų reikalavimus.
Kokios dažniausios dokumentų archyvavimo klaidos?
Mūsų licencijuoti dokumentų archyvavimo specialistai padės išvengti šių klaidų: atliksime profesionalų jūsų įmonės archyvo auditą, suprojektuosime teisingą bylų sistemą ir garantuosime 100 % teisinį saugumą.
Kaip sužinoti, ar dokumentai sutvarkyti teisingai?
Norint įsitikinti, kad įmonės archyvas atitinka Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnybos reikalavimus, neužtenka tik vizualiai įvertinti segtuvų tvarkos lentynose. Teisingas įmonės dokumentų tvarkymas vertinamas pagal aiškius teisinius kriterijus. Pirmiausia, visos fizinės ir skaitmeninės bylos privalo būti suindeksuotos ir suklasifikuotos griežtai pagal patvirtintą kasmetinį įmonės dokumentacijos planą, o jų pavadinimai bei chronologinės ribos turi tiksliai sutapti su apskaitos apyrašais. Taip pat būtina atlikti turinio reviziją ir įsitikinti, kad asmens duomenys yra griežtai apsaugoti pagal BDAR taisykles, o skirtingų saugojimo terminų dokumentai nėra sumaišyti viename segtuve – pavyzdžiui, darbuotojų darbo sutartys su visais priedais bei Sodros pranešimais privalo sudaryti vientisą ilgalaikio saugojimo rinkinį, visiškai atskirtą nuo trumpalaikių PVM sąskaitų faktūrų. Tikrinant elektroninį archyvą, vertinama ne tik aplankų struktūra ar failų pavadinimų aiškumas, bet ir techninis jų prieinamumas: ar e. parašu pasirašyti .adoc ar PDF dokumentai turi galiojančius sertifikatus ir gali būti lengvai atverti audito bei mokesčių patikrų metu. Jei norite pašalinti bet kokią teisinę riziką, susisiekite su mūsų komanda. Mūsų licencijuoti archyvarai atliks išsamų jūsų dokumentacijos auditą, identifikuos galimas spragas ir padės jas operatyviai ištaisyti, užtikrindami visišką ramybę jūsų verslui.
Kas atsako už netinkamai saugomus įmonės dokumentus?
Pagal LR teisės aktus, už įmonės dokumentų saugojimą kasdienėje veikloje asmeniškai atsako įmonės vadovas, likvidavimo atveju – likvidatorius, o bankroto metu – nemokumo administratorius. Dokumentų rūšiavimo ir bylų formavimo užduotis galima sutartimi pavesti išorės archyvavimo įmonei, tačiau tai neatleidžia vadovybės nuo teisinės atsakomybės prieš VMI ar BDAR priežiūros institucijas. Susisiekite su mumis – padėsime sutvarkyti jūsų archyvines bylas pagal visus reikalavimus ir užtikrinsime visišką jūsų verslo teisinį saugumą.
Kokius dokumentus galima naikinti?
Teisiškai naikinti galima tik tuos dokumentus, kurių saugojimo laikas yra pasibaigęs (pvz., senas sąskaitas po 10 metų) ir kurie nėra reikalingi vykstančiam teisiniam ginčui ar VMI patikrinimui. Sprendimą priima įmonės vadovas, likvidatorius arba nemokumo administratorius, o pati procedūra privalomai įforminama surašant dokumentų naikinimo aktą. Kadangi finansiniuose failuose gausu jautrių duomenų, popierius būtina konfidencialiai susmulkinti pramoniniu būdu, laikantis BDAR reikalavimų. Susisiekite su mumis – mes operatyviai įvertinsime jūsų seną archyvą ir teisiškai tvarkingai utilizuosime nereikalingas bylas.
Kaip pataisyti archyvo pastabas?
Gautas pastabas reikia susieti su konkrečia byla ar perdavimo dokumentu ir pagal nurodymus pataisyti netikslius pavadinimus, datas, bylų sudėtį bei apskaitos žurnalus. Prieš pakartotinį teikimą, suformuotas archyvinių bylų paketas dar kartą patikrinamas, siekiant užtikrinti, kad nauji įrašai visiškai derėtų su faktine situacija. Jei gautų korekcijų yra daug, susisiekite su mumis – mūsų profesionalūs archyvarai greitai peržiūrės visą jūsų paketą, pašalins trūkumus ir paruoš jį sėkmingam pakartotiniam pateikimui.
Kaip sudaryti dokumentų perdavimo aktą?
Dokumentų perdavimo akte privaloma aiškiai nurodyti perduodančią ir priimančią šalį, tikslų archyvinių bylų sąrašą, jų pavadinimus, saugojimo terminus bei kiekius. Visi akto duomenys turi idealiai sutapti su realiai atiduodamais segtuvais ir įmonės apskaitos apyrašais, o dokumentas tvirtinamas abiejų šalių parašais. Mes operatyviai suformuosime teisiškai tvarkingą dokumentų perdavimo toliau saugoti aktą kaip reikalingo dokumentų paketo dalį. Kreipkitės į mus – greitai ir be streso paruošime visus reikiamus popierius reikalų perėmimui ar įmonės likvidavimui.
Kaip nustatyti dokumentų saugojimo terminą?
Mūsų specialistai padės saugiai įvertinti jūsų dokumentaciją – atliksime tikslią vertingumo ekspertizę, sužiūrėsime terminus ir apsaugosime jūsų verslą nuo teisinių rizikų.
Ar reikia dokumentų naikinimo akto?
Taip, dokumentų naikinimo aktas yra teisiškai privalomas kiekvienai įmonei. Bet koks dokumentų atsikratymas turi būti įformintas oficialia tvarka, prieš tai atlikus vertinimą ir įsitikinus, kad jų saugojimo terminai yra pasibaigę. Šis aktas apsaugo įmonę nuo VMI baudų ir užtikrina visišką atitiktį BDAR reikalavimams. Susisiekite su mumis – mūsų profesionalūs archyvarai greitai padės nustatyti, kuriuos failus galima atrinkti naikinimui, parengs teisiškai tvarkingus įforminimo dokumentus ir saugiai utilizuos jūsų seną archyvą.
Kaip paruošti dokumentus archyvui?
Pirmiausia įvertinamas dokumentų kiekis, laikotarpis ir būklė. Dokumentai rūšiuojami pagal rūšis bei saugojimo terminus, suformuojamos bylos ir patikrinama, ar jų pavadinimai, datos bei turinys atitinka faktiškai esančius dokumentus. Perduodant dokumentus toliau saugoti parengiamas prašymas, perdavimo aktas, istorinė pažyma, trumpai saugomų bylų sąrašas ir ilgai saugomų bylų apyrašas. Paslaugos kaina – 120 €.
Kas gali sutvarkyti dokumentus pagal archyvavimo reikalavimus?
Dokumentus gali tvarkyti pati įmonė arba šį darbą patikėti archyvavimo paslaugų teikėjui. ERarchyvai.lt įkūrėja Evelina dokumentų archyvavimo srityje dirba daugiau nei 20 metų. Ji įvertina dokumentų sudėtį ir būklę, suskirsto juos pagal rūšis bei saugojimo terminus, suformuoja bylas ir parengia dokumentus saugoti arba perduoti toliau saugoti archyvui. Archyvavimo paslaugos – skaityti
Ar galima sunaikinti popierinius dokumentus po skaitmeninimo?
Kartais galima, tačiau vien nuskaityti dokumentų nepakanka. Nuolat saugomų dokumentų naikinti draudžiama. Kitų dokumentų popierinius originalus galima naikinti tik tada, kai jie atrinkti ir išsaugoti elektronine forma pagal nustatytą tvarką, užtikrintas skaitmeninio vaizdo tikrumas ir įformintas vadovo sprendimas. Originalai naikinami ne anksčiau kaip praėjus 6 mėnesiams po visų su jais susijusių procesų ir veiksmų užbaigimo.
Ką daryti, jei archyvas nepriima dokumentų?
Peržiūrėkite archyvo pateiktas pastabas – jose nurodoma, kuriuos bylų ar lydimųjų dokumentų duomenis reikia patikslinti. Pataisius bylų pavadinimus, datas, sudėtį ar kiekius, reikia dar kartą patikrinti visą paketą ir pateikti pakartotinai. Archyvo prašymo peržiūra paprastai trunka apie 7 darbo dienas. Jei pastabų nėra, pažyma išduodama per maždaug 10 darbo dienų. Jei reikia taisymų, jų atlikimas ir pakartotinis derinimas gali užtrukti papildomai apie 7 darbo dienas.
Kaip atkurti dokumentų archyvą?
Pradėkite nuo visų likusių dokumentų surinkimo: patikrinkite biuro patalpas, saugojimo dėžes, elektronines laikmenas, atsargines kopijas ir dokumentus, kuriuos galėjo turėti buhalteris ar kitas paslaugų teikėjas. Sudarykite išlikusių bylų sąrašą ir palyginkite jį su ankstesne dokumentų apskaita. Trūkstamų dokumentų turinį galima bandyti atkurti iš teisėtų šaltinių – gauti kopijas iš juos sudariusių ar gavusių įstaigų. Atkurtus dokumentus pažymėkite ir apskaitykite taip, kad būtų aišku, kurie yra originalai, o kurie – gautos kopijos. erArchyvai.lt gali sutvarkyti išlikusią archyvo dalį ir parengti trūkstamų dokumentų sąrašą.
Ar galima suskaitmeninti senus įmonės dokumentus?
Taip, popierinius dokumentus galima nuskenuoti, tačiau skaitmeninis vaizdas savaime nepakeičia popierinio originalo. Jei norima saugoti tik elektroninę versiją ir sunaikinti popierių, reikia atrinkti dokumentus pagal nustatytą tvarką, parengti juos elektroniniam saugojimui ir užtikrinti kopijos tikrumą. Nuolat saugomų dokumentų originalų naikinti negalima. Prieš priimant sprendimą dėl popierinių dokumentų sunaikinimo, būtina patikrinti konkrečiai jų rūšiai taikomus reikalavimus.
Kaip sutvarkyti elektroninius dokumentus?
Elektroninius dokumentus suskirstykite pagal veiklos sritį, dokumento rūšį ir laikotarpį, kad būtų aišku, kuriam procesui ar bylai kiekvienas failas priklauso. Pašalinkite nereikalingas kopijas, patikrinkite, ar failai atsidaro, ir išsaugokite su dokumentais susijusius duomenis bei elektroninius parašus. Jei bylos saugomos ilgai, svarbu numatyti, kaip dokumentai išliks įskaitomi keičiantis programoms ar laikmenoms. erArchyvai.lt paruošia elektronines bylas archyviniam saugojimui.
Kaip archyvuoti elektronines bylas?
Elektroninė byla turi išsaugoti dokumentų tarpusavio ryšius, o ne vien atskirus failus. Sudaroma aiški aplankų struktūra, kiekvienai bylai priskiriamas pavadinimas ir laikotarpis, o svarbūs dokumentų duomenys paliekami kartu su failais. Taip pat tikrinama, ar dokumentai atsidaro ir ar išsaugomi jų autentiškumo bei vientisumo įrodymai. Paruošimo būdą parenkame pagal failų formatus, jų kiekį ir saugojimo laiką.
Kaip pavadinti ir susisteminti elektroninius dokumentus?
Pasirinkite vienodą pavadinimų tvarką, kad iš failo pavadinimo būtų aišku, koks tai dokumentas, kokios datos ir su kuo susijęs. Pavyzdžiui: 2025-03-12_paslaugų-sutartis_tiekėjas. Aplankus kurkite pagal įmonės veiklos sritis ir dokumentų laikotarpius, o failų pavadinimų nekeiskite atsitiktinai skirtinguose aplankuose. Prieš sisteminant patikrinkite dublikatus ir neveikiančius failus.
Kur saugoti įmonės elektroninius dokumentus?
Elektroninius dokumentus saugokite įmonės kontroliuojamoje sistemoje, kurioje aišku, kas turi prieigą ir kas atsako už archyvą. Vien darbuotojo kompiuterio ar el. pašto aplankų nepakanka – darbuotojui išėjus, dokumentai gali tapti neprieinami. Numatyta vieta turi leisti kurti atsargines kopijas, atlikti paiešką ir prireikus perkelti dokumentus į kitą sistemą neprarandant jų struktūros.
Ar skenuoti dokumentai gali pakeisti popierinius?
Ne automatiškai. Skenuota kopija gali būti saugoma vietoj popierinio dokumento tik laikantis nustatytos atrankos ir elektroninio išsaugojimo tvarkos, kai užtikrinamas kopijos tikrumas ir tinkamas dokumento valdymas. Nuolat saugomiems dokumentams šis būdas netaikomas. Prieš sunaikinant originalus reikia įvertinti dokumento rūšį ir taikomus teisės aktų reikalavimus.
Kaip suskaitmeninti didelį dokumentų kiekį?
Didelį kiekį patogu skaitmeninti etapais: pirmiausia inventorizuoti ir atrinkti dokumentus, tada susitarti dėl skenavimo kokybės, failų formatų ir pavadinimų sistemos. Po skenavimo patikrinkite, ar kiekvienas dokumentas nuskenuotas visas, įskaitomas ir išsaugotas tinkamame aplanke. Jei elektroninės kopijos turi pakeisti popierinius originalus, papildomai būtina įvykdyti elektroninio išsaugojimo reikalavimus. erArchyvai.lt gali įvertinti turimus PDF failus ir paruošti elektronines bylas archyviniam saugojimui.
Kiek kainuoja dokumentų skaitmeninimas?
Elektroninių bylų paruošimo kaina priklauso nuo darbuotojų skaičiaus, failų ir puslapių kiekio bei bendros duomenų apimties. Pavyzdžiui, 20 darbuotojų dokumentų, pateiktų PDF formatu, apie 5 MB ir maždaug 200 puslapių, paruošimas archyviniam saugojimui kainuoja apie 200 €. Tikslią kainą pateikiame įvertinę dokumentų struktūrą ir reikalingų darbų apimtį.
Kaip sutvarkyti dokumentus prieš įmonės likvidavimą?
Prieš likvidavimą sudaromas visų įmonės dokumentų vaizdas: nustatoma, kokių rūšių dokumentai sukaupti, kokius laikotarpius jie apima ir kur saugomi originalai. Tada dokumentai suskirstomi pagal rūšį bei saugojimo terminą, suformuojamos bylos ir parengiama jų apskaita. Likviduojamos įmonės dokumentai, kurių saugojimo terminai dar nepasibaigę, perduodami savivaldybės administracijai, kurios teritorijoje buvo įmonės buveinė iki išregistravimo iš Juridinių asmenų registro. erArchyvai.lt gali sutvarkyti dokumentus ir parengti visą perdavimui reikalingą paketą.
Ką daryti su dokumentais, jei įmonė nebevykdo veiklos?
Kol įmonė nėra likviduota ir išregistruota, jos dokumentus reikia saugoti ir tvarkyti taip, kad juos būtų galima rasti bei pateikti, jei jų prireiktų. Pirmiausia verta sudaryti turimų dokumentų sąrašą, atskirti popierines ir elektronines bylas bei nustatyti jų laikotarpius ir saugojimo terminus. Jei įmonė nusprendžia likviduotis, papildomai įvertinama, kuriuos dokumentus reikia perduoti toliau saugoti.
Ką daryti su dokumentais uždarant MB?
Uždarant mažąją bendriją, jos dokumentus turi sutvarkyti ir perdavimui paruošti likvidatorius. Inventorizuojamos valdymo, narių, apskaitos, sutarčių, personalo ir kitos bylos bei nustatoma, kurių dokumentų terminai dar nepasibaigę. Likviduojamos MB dokumentai perduodami saugoti Dokumentų ir archyvų įstatymo nustatyta tvarka. erArchyvai.lt gali suformuoti bylas ir parengti perdavimo aktą, istorinę pažymą, trumpai saugomų bylų sąrašą bei ilgai saugomų bylų apyrašą.
Ką daryti su dokumentais uždarant UAB?
UAB likvidavimo metu reikia sutvarkyti įmonės veiklos dokumentus ir nustatyti, kurių saugojimo terminai dar galioja. Bylos suformuojamos pagal dokumentų rūšį ir laikotarpį, o jų apskaita parengiama pagal faktiškai perduodamą turinį. Likviduojamos UAB dokumentai, kurių terminai nepasibaigę, perduodami savivaldybės administracijai pagal buvusią įmonės buveinę. erArchyvai.lt pasirūpins dokumentų sutvarkymu ir visais perdavimui reikalingais dokumentais.
Kas tvarko likviduojamos įmonės dokumentus?
Likviduojant įmonę už dokumentų sutvarkymą, išsaugojimą ir perdavimą atsako likvidatorius. Bankroto proceso metu šias pareigas vykdo bankroto administratorius. Jie gali pavesti archyvavimo specialistui surūšiuoti dokumentus, suformuoti bylas ir parengti apskaitos bei perdavimo dokumentus, tačiau atsakingas asmuo turi užtikrinti, kad dokumentai būtų išsaugoti ir perduoti pagal taikomą tvarką.
Kaip sutvarkyti dokumentus po įmonės restruktūrizavimo?
Po restruktūrizavimo sudarykite dokumentų perdavimo žemėlapį: kokios bylos susijusios su tęsiama veikla, kurios funkcijos perduotos kitam padaliniui ir kas nuo šiol už kiekvieną dokumentų grupę atsakingas. Atnaujinkite bylų pavadinimus, saugojimo vietas ir elektronines prieigas, o perduodamas bylas inventorizuokite. Jei restruktūrizuojant dokumentai perduodami kitam juridiniam asmeniui, parenkite perduodamų bylų sąrašą su pavadinimais, laikotarpiais, laikmena ir saugojimo vieta. Perdavimo faktą įforminkite aktu, o dokumentų apskaitą atnaujinkite abiejose pusėse.
Kaip sutvarkyti dokumentus uždarant įmonę?
Pradedama nuo įmonės dokumentų inventorizavimo: nustatoma, kokių rūšių dokumentai sukaupti, kokius laikotarpius jie apima ir kurių saugojimo terminai dar nepasibaigę. Tuomet suformuojamos bylos, sudaromas trumpai saugomų bylų sąrašas ir ilgai saugomų bylų apyrašas, parengiamas prašymas, istorinė pažyma bei perdavimo aktas. Dokumentų paruošimo perdavimui paslauga kainuoja 120 €. Prireikus koordinuojamas ir visas likvidavimo procesas – likvidatoriaus paslaugos, buhalterija bei dokumentų archyvavimas.
Kur priduoti likviduojamos įmonės dokumentus?
Likviduojamos privačios įmonės dokumentai, kurių saugojimo terminai dar nepasibaigę, perduodami savivaldybės administracijai, kurios teritorijoje buvo įmonės buveinė iki jos išregistravimo iš Juridinių asmenų registro. Perduodami ne tik popieriniai, bet ir privalomi išsaugoti elektroniniai bei kitų formų dokumentai. erArchyvai.lt padės įvertinti archyvą, sutvarkyti bylas ir parengti visus perdavimo dokumentus.
Kokius dokumentus reikia pateikti archyvui?
Likviduojamos įmonės atveju savivaldybės administracijai perduodamos įmonės veiklos bylos, kurių saugojimo terminai dar nepasibaigę. Kartu pateikiami: prašymas, nustatytos formos perdavimo aktas, istorinė pažyma, trumpai saugomų bylų sąrašas ir ilgai saugomų bylų apyrašas. Jei perduodami elektroniniai dokumentai ar laikmenos, nurodomas jų formatas ir bendra duomenų apimtis. Tikslus dokumentų paketas priklauso nuo dokumentų sudėties ir perdavimo aplinkybių. erArchyvai.lt gali parengti visą paketą – paslaugos kaina 120 €.
Kaip sutvarkyti dokumentus prieš įmonės pardavimą?
Prieš pardavimą sudarykite dokumentų sąrašą ir atskirkite bendrovės valdymo, apskaitos, personalo, sutarčių, turto bei veiklos dokumentus. Patikrinkite, ar prie sutarčių yra visi priedai ir pakeitimai, ar finansiniai dokumentai apima reikiamus laikotarpius, o bylos turi aiškius pavadinimus. Taip pirkėjui galima nuosekliai pateikti informaciją, o perdavimo metu tiksliai užfiksuoti, kokie dokumentai perduodami ir kur jie saugomi. erArchyvai.lt gali inventorizuoti ir susisteminti įmonės archyvą.
Kaip teisėtai sunaikinti įmonės dokumentus?
Pirmiausia nustatomi dokumentų saugojimo terminai ir patikrinama, ar jie pasibaigę. Tuomet atliekamas dokumentų vertinimas, įforminamas sprendimas dėl naikinimo ir dokumentai sunaikinami taip, kad jų turinio nebūtų galima perskaityti ar atkurti. erArchyvai.lt gali padėti atrinkti dokumentus ir pasiruošti šiam procesui.
Kas gali sunaikinti konfidencialius dokumentus?
Konfidencialius dokumentus gali naikinti pati įmonė arba jos pasirinktas paslaugų teikėjas, tačiau pirmiausia turi būti teisėtai priimtas sprendimas dėl naikinimo. Sunaikinimo būdas turi užtikrinti, kad dokumentų turinio nebūtų galima perskaityti ar atkurti. erArchyvai.lt gali padėti patikrinti, ar dokumentų saugojimo terminai pasibaigę, ir pasiruošti naikinimui.
Kaip sukurti įmonės dokumentų archyvavimo sistemą?
Sistema pradedama nuo įmonės veiklos ir joje susidarančių dokumentų įvertinimo. Tada parengiama bylų struktūra, nustatoma, kas už dokumentus atsakingas, kaip jie registruojami, saugomi ir perduodami. erArchyvai.lt konsultuoja dėl dokumentų valdymo sistemos ir gali apmokyti darbuotojus ja naudotis.
Kaip susisteminti įmonės bylas?
Bylos grupuojamos pagal įmonės veiklos sritis, dokumentų rūšis ir laikotarpius. Kiekvienai bylai suteikiamas pavadinimas, kuris tiksliai nusako jos turinį, ir patikrinama, ar saugojimo terminas nurodytas tinkamai. eArchyvai.lt gali susisteminti esamus segtuvus ar dėžes ir parengti jų apskaitą.
Ar verta samdyti išorinį archyvarą?
Išorinis archyvaras praverčia, kai dokumentų susikaupė daug, darbuotojams trūksta laiko arba reikia paruošti archyvą perdavimui. Specialistas gali padėti suskirstyti dokumentus, suformuoti bylas ir parengti jų apskaitą. Prieš pradedant darbus aptariame, kokius darbus atliksime ir kokia bus jų kaina.
Kuo skiriasi dokumentų tvarkymas nuo archyvavimo?
Dokumentų tvarkymas apima dokumentų skirstymą, registravimą, bylų formavimą ir jų apskaitą. Archyvavimas apima tinkamą dokumentų paruošimą bei saugojimą pagal nustatytus terminus, o tam tikrais atvejais – parengimą perduoti toliau saugoti archyvui. Tvarkingas archyvas prasideda nuo nuoseklaus ir sistemingo dokumentų valdymo.
Kada įmonei reikia profesionalaus archyvaro?
Specialisto pagalbos verta ieškoti, kai archyvas susikaupęs ir nebesuprantama, kur saugomi dokumentai, kai reikia nustatyti jų saugojimo terminus arba paruošti dokumentus perdavimui archyvui. Tai taip pat aktualu uždarant įmonę, keičiantis buhalteriui ar darbuotojams, kuriems buvo patikėtas archyvas.
Kaip pasiruošti archyvavimo paslaugai?
Prieš kreipiantis pakanka apytiksliai nurodyti dokumentų rūšis, laikotarpį, kiekį ir jų būklę. Jei žinote, pasakykite, ar dokumentus reikia sutvarkyti saugojimui, ar paruošti perduoti toliau saugoti archyvui. Dokumentų iš anksto rūšiuoti nebūtina – poreikį įvertinsime kartu.