Dokumentų archyvavimo paslaugos

Teikiame įmonių dokumentų archyvavimo ir tvarkymo paslaugas Vilniuje bei nuotoliniu būdu visoje Lietuvoje. Rūšiuojame ir sisteminame popierinius bei elektroninius dokumentus, formuojame trumpai ir ilgai saugomų dokumentų bylas, sudarome jų sąrašus ir apyrašus. Taip pat paruošiame dokumentus saugoti arba perduoti archyvui. Archyvavimo paslaugos apimtį įvertiname pagal įmonės poreikius ir dokumentų kiekį.

Kokybė. Saugumas. Tvarka.

ILGO SAUGOJIMO POPIERINIŲ DOKUMENTŲ ARCHYVAVIMAS IR TVARKYMAS

Sutvarkome ir paruošiame ilgai saugomus įmonės dokumentus archyviniam saugojimui.
Tvarkome personalo, darbo sutarčių, įsakymų, darbo užmokesčio ir kitus ilgai saugomus dokumentus. Rūšiuojame ir sisteminame dokumentus, formuojame bylas, sudarome jų apyrašus ir paruošiame dokumentus saugoti.
Jūsų archyvas – tvarkingas, sistemingas ir paruoštas ilgalaikiam saugojimui. Archyvavimo paslaugos: garantuojame kokybę, tvarką dokumentuose, laiku atliktus darbus.

TRUMPO SAUGOJIMO POPIERINIŲ DOKUMENTŲ ARCHYVAVIMAS IR VALDYMAS

Tvarkome kasdienėje įmonės veikloje naudojamus trumpai saugomus dokumentus.
Rūšiuojame ir sisteminame darbuotojų prašymus, įsakymus dėl atostogų ir komandiruočių, darbo laiko apskaitos žiniaraščius, veiklos vertinimo, mokymo, saugos ir kitus dokumentus.
Formuojame bylas, sudarome dokumentų sąrašus ir paruošiame juos saugoti pagal nustatytus terminus.
Mažiau dokumentų chaoso – daugiau tvarkos ir lengvesnė paieška.

DOKUMENTŲ PERDAVIMAS TOLIAU SAUGOTI ARCHYVUI

Paruošiame įmonės dokumentus perdavimui archyvui.
Įvertiname ir sutvarkome perduodamas bylas, sudarome trumpai ir ilgai saugomų bylų apyrašus, rengiame dokumentų perdavimo aktus ir istorines pažymas.
Patikriname, ar bylų pavadinimai, datos ir dokumentų kiekiai nurodyti tinkamai, o parengtą dokumentų paketą suderiname ir paaiškiname tolesnius perdavimo veiksmus.
Paslaugos kaina – nuo 120 €.

PILNAS ĮMONĖS LIKVIDAVIMO PROCESAS

Padedame sutvarkyti dokumentus likviduojant įmonę.
Koordinuojame dokumentų sutvarkymą nuo pradinių veiksmų iki galutinio jų perdavimo saugoti. Sutvarkome įmonės dokumentus, parengiame juos archyviniam saugojimui ir pasirūpiname reikalingais dokumentų perdavimo procesais.
Vienoje vietoje – dokumentų sutvarkymas, archyvavimas ir paruošimas įmonės likvidavimui.

ELEKTRONINIŲ DOKUMENTŲ PARUOŠIMAS ARCHYVUI

Paruošiame elektroninius dokumentus ilgalaikiam archyviniam saugojimui.
Sutvarkome ir susisteminame įmonės elektroninius dokumentus, paruošiame juos archyvavimui ir suformuojame elektronines bylas.
Įvertiname dokumentų apimtį, struktūrą ir darbuotojų skaičių bei parenkame darbų apimtį pagal individualius įmonės poreikius.
Skaitmeniniai dokumentai taip pat turi būti tvarkomi sistemiškai.

KONSULTAVIMAS IR MOKYMAI

Padedame įmonėms sukurti aiškią ir veiksmingą dokumentų valdymo sistemą.
Konsultuojame dokumentų tvarkymo ir archyvavimo klausimais, padedame sudaryti dokumentacijos planus, nustatyti dokumentų saugojimo terminus, formuoti bylas ir tinkamai paruošti dokumentus archyvavimui.
Taip pat mokome darbuotojus savarankiškai tvarkyti trumpai ir ilgai saugomus dokumentus.
Žinios ir aiški sistema padeda išvengti dokumentų tvarkymo klaidų ateityje.

dokumentu-valdymo-konsultacijos-ir-mokymai

Įmonės dokumentų saugojimo terminai pagal dokumentų rūšis

istaigos-veiklos-organizavimo-dokumentai-erarchyvai

Įstaigos veiklos organizavimo dokumentai

Įstaigos registravimo Juridinių asmenų registre dokumentai – iki išregistravimo iš registro.
Įstaigos prekių ženklo registravimo Lietuvos Respublikos prekių ženklų registre dokumentai – iki išregistravimo iš registro.
Įstaigos registravimo Pridėtinės vertės mokesčio mokėtojų registre dokumentai – iki išregistravimo iš registro.
Įstaigos savininko teises ir pareigas įgyvendinančio subjekto ar jo įgalioto subjekto sprendimai įstaigos veiklos klausimais – 10 m.
Valdymo organo priimami sprendimai veiklos organizavimo klausimais (teisės aktai ir kt.) – 10 m.
Kolegialių institucijų posėdžių dokumentai (protokolai) – 10 m.
Kolegialių struktūrinių darinių (kolegijų, tarybų, komisijų, komitetų, darbo grupių ir kt.) veiklos dokumentai (pasitarimų, posėdžių protokolai ir kt.) – 5 m.
Akcininkų sąrašai, dalininkų apskaitos dokumentai – 10 m. nuo pakeitimo.
Susirašinėjimo dokumentai – 3 m.
Bendradarbiavimo dokumentai (sutartys, susitarimai ir kt.) – 5 m. nuo sutarties, susitarimo galiojimo pabaigos.
Asmenų prašymai, skundai, pranešimai ir jų nagrinėjimo dokumentai – 1 m. nuo sprendimo priėmimo įstaigoje. Dėl ginčijamo sprendimo saugoma 1.12 papunktyje nurodytą terminą.
Teismams, kitoms administracinius (įskaitant mokestinius) ginčus nagrinėjančioms ikiteisminio administracinių ginčų nagrinėjimo institucijoms pateikiami dokumentai (atsiliepimai, ieškiniai, pareiškimai ir kt.) – 5 m. nuo galutinio sprendimo priėmimo.
Teismų vykdomųjų raštų, antstolių patvarkymų vykdymo dokumentai – 10 m. nuo paskutinės įmokos.
Įgaliojimai atstovauti įstaigai – 1 m. nuo įgaliojimo termino pabaigos.
Sutikimai dėl asmens duomenų tvarkymo – 2 m. pasibaigus asmens duomenų, dėl kurių tvarkymo buvo duotas sutikimas, saugojimo laikotarpiui.
Poveikio duomenų apsaugai vertinimo dokumentai – 2 m. nuo naujai atlikto vertinimo.
Teisėto intereso vertinimo testai – 2 m. nuo naujai atlikto vertinimo.
Duomenų tvarkymo veiklos įrašai – 2 m. nuo paskutinio duomenų tvarkymo veiklos įrašo atnaujinimo.
Asmens duomenų saugumo pažeidimų žurnalas – 2 m.

Personalo administravimo dokumentai

Valdymo organo sprendimai personalo administravimo klausimais dėl grafikų (periodinių sveikatos tikrinimų, pamainų, budėjimo, atostogų), kasmetinių, nemokamų, tikslinių, pailgintų, papildomų ir kitų atostogų, komandiruočių, papildomų poilsio dienų, sutrumpinto darbo laiko, darbo atlikimo būdo (nuotolinio darbo) – 3 m.
Kolektyvinės sutartys – 10 m. nuo sutarties galiojimo pabaigos.
Darbo laiko apskaitos žiniaraščiai – 10 m.

Finansinės apskaitos dokumentai

Vykdomų programų sąmatos, jų pakeitimo dokumentai – 5 m.
Metinės finansinės ir biudžeto vykdymo ataskaitos (ataskaitų rinkiniai ir kt.) – 10 m.
Atskaitingų įstaigų pateiktos metinės finansinės ir biudžeto vykdymo ataskaitos – 3 m.
Atskaitingų įstaigų pateiktos tarpinės finansinės ataskaitos – 3 m.
Programų sąmatų vykdymo ataskaitos – 10 m.
Pranešimai apie apdraustuosius už ataskaitinį laikotarpį, pranešimai išmokai skirti – 10 m.
Mokesčių deklaracijos (pajamų, pridėtinės vertės ir kt.) – 10 m.
Prašymai pratęsti mokesčių deklaracijų pateikimo terminą, laikinai atleisti nuo mokesčių deklaracijų pateikimo – 3 m.
Ūkinę operaciją ar ūkinį įvykį patvirtinantys apskaitos dokumentai (sąskaitos faktūros, mokėjimo pavedimai, avanso apyskaitos, kasos pajamų ir išlaidų orderiai ir kt.) – 10 m.
Prašymai dėl neapmokestinamojo pajamų dydžio taikymo, darbo užmokesčio pervedimo į banko sąskaitą – 3 m. nuo naujo prašymo pateikimo arba tarnybos (darbo) santykių pabaigos.
Pirkimo ar paslaugų sutartys, prekių ar paslaugų perėmimo aktai – 10 m. nuo sutarties įvykdymo.
Autorinės, atlikėjo intelektinių paslaugų teikimo sutartys, darbų (kūrinių) priėmimo aktai – 50 m. nuo sutarties nutraukimo. Iki 2009 m. pasibaigusios sutartys saugomos 10 m. nuo sutarties nutraukimo.

Viešųjų pirkimų dokumentai

Planavimo ir pasirengimo pirkimams dokumentai, pirkimo dokumentai, paraiškos, pasiūlymai bei jų nagrinėjimo ir vertinimo dokumentai, sprendimų priėmimo, derybų, dialogo ar kiti protokolai, susirašinėjimo su tiekėjais dokumentai, kiti su pirkimo organizavimu susiję dokumentai – 5 m. nuo pirkimo pabaigos.
Viešuosius pirkimus vykdančių asmenų konfidencialumo pasižadėjimai ir nešališkumo deklaracijos – 5 m. nuo pirkimo pabaigos.
Preliminariosios sutartys – 5 m. nuo pirkimo (paslaugų) sutarties sudarymo.
Viešųjų pirkimų, atliekamų įgyvendinant Europos Sąjungos ir užsienio institucijų ar fondų lėšomis finansuojamus projektus, dokumentai – 10 m. nuo projekto įgyvendinimo.
Viešųjų pirkimų, atliekamų vykdant investicijų projektus, dokumentai – 10 m. nuo investicijų projekto įgyvendinimo.

Turto administravimo dokumentai

Atsargų perleidimo dokumentai (pardavimo sutartys, mainų ar kitokio perleidimo dokumentai) – 10 m. nuo sutarties galiojimo pabaigos.
Ilgalaikio materialiojo turto pardavimo, finansinės nuomos (lizingo) ar kiti tokio turto mainymo į kitą turtą dokumentai – 10 m. nuo sutarties galiojimo pabaigos.
Ilgalaikio materialiojo turto pripažinimo nereikalingu ar netinkamu (negalimu) naudoti dokumentai – 10 m.
Tarpusavio atsiskaitymo suderinimo aktai – 10 m.
Inventorizacijos dokumentai (inventorizavimo aprašai, sutikrinimo žiniaraščiai ir kt.) – 10 m.
Turto valdymo dokumentai (priėmimo, išdavimo, nurašymo, perdavimo, sunaikinimo aktai, apžiūros pažymos ir kt.) – 10 m.
Transporto priemonių perdavimo vairuotojams aktai – 1 m. pasikeitus vairuotojui.
Transporto priemonių ridos ir kuro sąnaudų apskaičiavimo dokumentai – 10 m.
Viešųjų aukcionų vykdymo dokumentai – 10 m.
Turto draudimo dokumentai – 1 m. nuo draudimo galiojimo termino pabaigos.

Archyvavimo paslaugos: kodėl verta patikėti įmonės dokumentų archyvavimą profesionalams?

Patikėję įmonės dokumentų archyvavimą profesionalams, gausite tvarkingą ir lengvai valdomą įmonės archyvą. Rūšiuojame ir sisteminame dokumentus, formuojame trumpai ir ilgai saugomų dokumentų bylas, sudarome jų sąrašus bei apyrašus ir paruošiame dokumentus saugoti. Taip darbuotojams nereikia skirti laiko archyvo tvarkymui, o reikiamą dokumentą lengviau rasti. Dokumentų archyvavimo paslaugas pritaikome pagal įmonės poreikius ir dokumentų apimtį.

Naudodamiesi dokumentų archyvavimo ir tvarkymo paslauga, pajusite keleriopą naudą, susijusią su įmonės veiklos kokybe, kaštais ir efektyvumu:

valdysite riziką nuo nenumatytų didelių nuostolių, jeigu laiku arba apskritai nerasite savo archyve reikiamo dokumento teismo proceso ar veiklos tikrinimo atveju;
sumažinsite įmonės archyvo naudojamos erdvės;
efektyviau panaudosite įmonės darbuotojų darbo laiką. Jūsų darbuotojams nereikės archyvuoti dokumentų, o dėl mūsų archyvavimo pagreitės reikiamo dokumento paieška;
sumažės išlaidos biuro priemonėms, tokiems kaip segtuvai;
įmonės archyvas atitiks dokumentų ir archyvų valdymą reglamentuojančių teisės aktų reikalavimus;
užtikrins, kad įmonės vadovas vykdo pareigą tinkamai tvarkyti ir saugoti teisės aktų apibrėžtus dokumentus;
įmonės reorganizavimo/ likvidavimo atveju nereikės specialiai tvarkyti archyvo, kurį privaloma nustatyta tvarka perduoti atitinkamos savivaldybės archyvui;
keičiantis darbuotojams, tvarkingas archyvas su apskaitos dokumentais leis lengvai įforminti dokumentų perdavimo-priėmimo faktą;
periodiškai tvarkomas archyvas išorinio paslaugų teikėjo, leidžia išvengti žmogiškųjų faktorių (dokumentų archyvavimą, paiešką yra galimybė atlikti nepriklausomai nuo darbuotojo atostogų, ligos ir t.t.);
jeigu įmonė turi derinti apskaitos dokumentus su valstybės ar savivaldybės archyvais – už jų parengimą ir suderinimą atsakome mes.

Archyvavimo paslaugos: DAŽNIAUSIAI UŽDUODAMI KLAUSIMAI

Kas kiek laiko rekomenduojama naudotis paslauga?

Dokumentų tvarkymo paslauga klientams rekomenduojame naudotis kasmet, idant nesusidarytų dideli tvarkytinų dokumentų kiekiai ir kaštai.

Kokia nauda suteikia dokumentų valdymo procedūra?

Dokumentų valdymo procedūrų teikiama nauda įmonių veiklai:

taupomas darbuotojų darbo laikas (jiems nereikia gaišti laiko gilinantis į dokumentų rengimo, dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisykles);
sutrumpėja dokumento judėjimo kelias įmonėje;
užtikrinamas teisingas dokumentų paskirstymas į bylas;
numatoma darbuotojų atsakomybė už dokumentus;
palengvinama dokumentų paieška.

Konsultacijos dokumentų valdymo klausimais, kaip tai veikia?

Dokumentų valdymas yra labai svarbi bet kurios įstaigos vidinės komunikacijos dalis. Tinkamai neužfiksavus informacijos dokumentuose arba laikant juos be sistemos, įstaiga netenka galimybės efektyviai pasinaudoti darbuotojų sukauptais žinių ištekliais, negali perduoti šių žinių naujiems darbuotojams ar panaudoti jų priimant naujus sprendimus. Įmonės archyvas yra ne tik juridinės atsakomybės objektas, bet ir įmonės istorija, „know-how“ informacija. Todėl norint šią informaciją išsaugoti ir tinkamai naudoti, reikalinga žinių valdymo sistema.

Mes esame sukaupę didelę patirtį ir esame dirbę su įvairių veiklos sričių įstaigomis – tiek valstybinio, tiek privataus sektoriaus. Mes išmanome specifinių veiklos sričių ir bylų formavimo ypatumus, žinome, su kokiomis tipinėmis problemomis susiduriama valdant įstaigų dokumentus. Esame pasiruošę pasidalinti šiomis žiniomis, siūlydami Jūsų įstaigai individualius dokumentų valdymo sprendimus: konsultavimą, dokumentacijos plano parengimą, dokumentų valdymo procedūros parengimą bei darbuotojų mokymus.

Kiek man kainuos dokumentų archyvavimas?

Dokumentų archyvavimo kaina priklauso nuo suformuotu bylu kiekio, nuo metu apimties.

Kiek laiko užtrunka dokumentų pridavimas į savivaldybes archyvą?

Gavę Jūsų prašymą savivaldybės archyvas jį užregistruoja. Prašymas bus išnagrinėtas ir susisiekta dėl dokumentų perdavimo laiko per 7 darbo dienas nuo prašymo užregistravimo dienos, dėl likviduojamos įmonės dokumentų perdavimo ir tai patvirtinančios pažymos išdavimos.

Kokius dokumentus galima perduoti archyvavimui?

Dokumentų archyvavimui galima perduoti įvairių rūšių įmonės dokumentus – personalo, buhalterinius, finansinius, sutarčių, projektinius ir kitus dokumentus. Dokumentai sutvarkomi, susistemininami ir paruošiami saugiam saugojimui pagal nustatytus reikalavimus.

Kiek laiko reikia saugoti įmonės dokumentus?

Dokumentų saugojimo terminas priklauso nuo jų rūšies ir turinio. Įvertiname dokumentus ir padedame nustatyti, kurie dokumentai turi būti saugomi ir kiek laiko juos reikia saugoti. Trumpo saugojimo dokumentai saugomi iki 10 metų, o ilgiau nei 10 metų saugomi dokumentai priskiriami ilgo saugojimo dokumentams. Įvertiname dokumentus ir padedame nustatyti jiems taikomą saugojimo terminą.

Kaip vyksta dokumentų perdavimas archyvavimui?

Pirmiausia įvertiname dokumentų kiekį ir būklę, tuomet jie susisteminami, sutvarkomi ir paruošiami archyviniam saugojimui. Visu procesu pasirūpina mūsų specialistai, todėl klientui nereikia skirti papildomų išteklių archyvavimo darbams.

Ar archyvuojami tik popieriniai dokumentai?

Ne. Priklausomai nuo poreikio, galime pasirūpinti tiek popierinių, tiek elektroninių dokumentų tvarkymu ir archyvavimu.

Kur saugomi archyvuoti dokumentai?

Sutvarkyti dokumentai saugomi tam pritaikytose archyvavimo patalpose, užtikrinant tinkamas jų laikymo sąlygas, saugumą ir konfidencialumą.

Kaip užtikrinamas dokumentų saugumas ir konfidencialumas?

Dokumentai tvarkomi ir saugomi laikantis konfidencialumo bei dokumentų saugojimo reikalavimų. Prieiga prie archyvo ribojama, o dokumentai saugomi nuo praradimo, sugadinimo ir neteisėtos prieigos.

Ar prireikus galiu atgauti archyvuotus dokumentus?

Taip. Prireikus archyvuotus dokumentus galima surasti ir pateikti klientui. Sutvarkyta dokumentų sistema leidžia greitai identifikuoti ir pasiekti reikalingą informaciją.

Kiek kainuoja dokumentų archyvavimo paslaugos?

Paslaugų kaina priklauso nuo dokumentų kiekio, jų būklės, tvarkymo sudėtingumo ir saugojimo poreikių. Įvertinę jūsų situaciją, galime pateikti individualų pasiūlymą. Mini segtuvo archyvavimo paslaugos kaina 3 €, mega segtuvo kaina 10 €. Galutinę archyvavimo paslaugos kaina derinama atskirai, priklausomai nuo apimties taikomos nuolaidos.

Kiek laiko užtrunka dokumentų sutvarkymas ir archyvavimas?

Trukmė priklauso nuo dokumentų kiekio, jų būklės ir tvarkymo sudėtingumo. Įmonės dokumentų sutvarkymas ir archyvavimas paprastai užtrunka apie 7 darbo dienas, kartais – trumpiau. Jei dokumentus reikia derinti su savivaldybės archyvu, prašymo priėmimas ir peržiūrėjimas trunka 7 darbo dienas. Jei pastabų nėra, pažyma išduodama per 10 darbo dienų. Jei randama klaidų, jų taisymas ir pakartotinis derinimas gali užtrukti dar apie 7 darbo dienas. Tikslų terminą nurodome įvertinę dokumentų kiekį ir būklę. Susisiekite dėl savo dokumentų archyvavimo.

Kodėl verta dokumentų archyvavimą patikėti specialistams?

Profesionalus dokumentų archyvavimas padeda sutaupyti darbuotojų laiką, efektyviau išnaudoti biuro patalpas ir užtikrinti tinkamą dokumentų sutvarkymą bei saugojimą. Visu archyvavimo procesu pasirūpina specialistai.