Dokumentų tvarkymas, archyvavimas

Mūsų tiekiamos archyvaro paslaugos

LR teisės aktai nustato pareigą visų tipų įmonėms išsaugoti jų veiklos dokumentus tam tikrą terminą bei prireikus, sugebėti rasti ir pateikti dokumentus veiklą tikrinančioms institucijoms arba kitiems interesantams. Kuo ilgiau veikia įmonė, tuo daugiau dokumentų susikaupia ir tuo sunkiau įvykdyti šią pareigą, jei dokumentai nėra tvarkomi.

Dokumentų valdymą sudaro 4 pagrindiniai etapai:

1) Dokumentų rengimas.

2) Dokumentų tvarkymas (archyvavimas).

3) Dokumentų saugojimas.

4) Dokumentų naikinimas.

Įmonės dokumentų rengimas yra neatsiejama įmonės kasdienybės dalis, tačiau tolesni dokumentų valdymo etapai tradiciškai atsiduria darbų sąrašo gale, jiems visuomet pristinga laiko, nes daug svarbiau būna atlikti einamuosius, su tiesiogine veikla susijusius darbus (taip pat ir rengti naujus dokumentus). Dokumentų kiekis darbo vietose ir įstaigos archyve auga, ilgainiui sukeldamos daug rūpesčių, todėl tenka skirti darbuotoją archyvo sutvarkymui, kuris ne visada išmano teisės aktus, reglamentuojančius įmonių dokumentų valdymą.

Kas yra „dokumentų tvarkymo paslauga”?

Remiantis LR Dokumentų ir archyvų įstatymo 2 str., dokumentų tvarkymo paslauga apibrėžiama kaip „kitų asmenų dokumentų sisteminimas, bylų tvarkymas ir bylų apskaitos rengimas teisės aktų, reglamentuojančių dokumentų valdymą, nustatyta tvarka”. Kaip ir kokius dokumentus segti į bylas, kaip parengti jų apskaitos dokumentus (apyrašus ir sąrašus), kokius dokumentus privalu rengti ir kiek metų saugoti? Visi šie klausimai yra gana sudėtingi ir reikalaujantys specifinių žinių ir įgūdžių.

Mūsų pagrindinę veiklos dalį sudaro būtent dokumentų tvarkymas (archyvavimas), nes išmanome atitinkamus įstatymus ir turime 17 metų dokumentų tvarkymo patirtį. Mes džiaugsimės galėdami Jūsų įmonei sutvarkydami Jūsų įmonės archyvą ir paversdami jį ne našta, o patogia informacijos saugojimo vieta.

Kaip teikiame klientams šią paslaugą?

Šios paslaugos teikimą pradedame nuo kliento archyvo įvertinimo. Tiesioginės archyvo apžiūros metu galime tiksliausiai atlikti Jūsų archyvo ekspertizę ir pasiūlyti optimaliausius sprendimus. Suderinę preliminarių darbų ir įkainių sąmatą, pasirašome paslaugos teikimo sutartį ir imamės dokumentų tvarkymo darbų. Kliento pageidavimu, galime tvarkyti dokumentus kliento biure (archyve), kur atsiųstume dirbti savo darbuotojus. Arba galime parsivežti tvarkyti Jūsų dokumentus į savo biurą, o Jums grąžinti jau sutvarkytas dokumentų bylas archyvinėse dėžutėse su apskaitos dokumentais (elektroniniais sąrašais bei apyrašais).

Jei pageidaujama, sutvarkytus dokumentus už tam tikrą mėnesinį mokestį galime saugoti savo licencijuotose saugyklose . Taip pat tvarkydami ankstesnių metų dokumentus atrenkame dokumentus, kurių saugojimo terminas yra pasibaigęs, vadovaujantis Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodykle, patvirtinta 2011 m. kovo 9 d. LR Lietuvos vyriausiojo archyvaro įsakymu Nr. V-100. Pasibaigusio saugojimo termino dokumentus siūlome naikinti pagal mūsų parengtą ir kliento patvirtintą aktą (plačiau žr. dokumentų naikinimas).